【Evernote】クラウドサービスを活用した業務効率化(3)
最近いろいろなメディアでよく聞くEvernote。
「使いこなせれば仕事の効率アップ間違いなし！」だとか「ノマドワーキングにもとても有効」だとか、いろいろなうたい文句が並んでいます。でも、Evernoteってそもそもどういうものなのでしょうか？そして、「使いこなせれば」とか言うものの、上手な活用法ってどんなもの？またEvernoteの利点にはクラウドサービスが果たす役割は大きいです。こういったことを、この記事で一緒に勉強していきましょう！
Evernoteって？ – 概要
仕事やプライベートで、「ちょっとメモを取っておこう」とか「このウェブサイトの情報取っておきたい」とか「この写真は後で使えそうだな」などということはよくあると思います。しかし、単にノートやメモ帳に書いたり、PC上のファイルに保存したりいったところで、たいていどこにいったか分からなくなる、あるいは後で見て何を意味しているのかわからないなどといった理由で、結局使えないケースも多々あるでしょう。こういった問題に対してEvernoteは、私たちに解決策を授けてくれます。Evernoteは主に以下の機能からなっています。
- メモを作成する（写真・音声なども集約できる）
- メモを整理し、すぐに検索可能な状態で保存する
- パソコン、タブレット、スマートフォンなどから同じように閲覧できる
さまざまな活用法を持ち、世界中で1億2700万人（2014年5月現在）もの利用者がいるEvernoteは、私たちのプライベートやビジネスをより便利にしてくれるさまざまな機能を持っています。
Evernoteを使いこなそう！ – 活用法のいろいろ
次に、Evernoteの使い方を一つ一つ見ていくことにしましょう。
1.ノートの作成
Evernoteでは、見たもの、思ったことなどさまざまな事柄やメモをノートという形で保存することが出来ます。保存できるフォーマットは画像・音声・テキストなど種類を問いません。また使用できるデバイスもPC・タブレット・スマートフォンなど種類を問わずさまざまなものが利用できます。具体的にノートを作る方法をPC版で見ていきましょう。Evernoteを起動すると、以下のような画面になりますので、「新規ノート」をクリックします。
新規ノートが開くと、画像を貼り付けたり、コメントを書いたり、いろいろな情報を書き込むことが出来ます。
これを保存するとノートの出来上がりです。
またノートはOfficeのOutlookやその他さまざまなアプリなどから簡単にデータをコピーしてノートに加えることも可能です。
2.ノートブックの作成と管理
さて、今度は作成したノートの管理について見ていきましょう。
Evernoteでは、作ったノートをノートブックという形で保存することが出来ます。
これらの情報はすべてクラウドサービス上に保存され、PC・タブレット・スマートフォンなどで全く同じようにアクセスして利用することが出来るようになっています。では今度は、いくつかの例を挙げて、これらをどう仕事やプライベートに活用するか考えてみましょう。
＜営業職＞
顧客ごと、あるいは製品ごとにノートブックを作成して、そこにアピールポイントなどを書いたメモを入れておく。加えてプレゼン用の資料なども貼り付けておき、客先でプレゼンが行えるようにする、などでしょうか。
ここで大きな力を発揮するのがクラウドサービスであるEvernoteの仕組み。オフィスでPCを使って資料を作成、移動中にスマートフォンで確認しつつ、顧客にタブレットを使ってプレゼンといったことが簡単に出来ます。
＜企画職＞
営業職と同様に、さまざまな企画や企画案ごとにノートブックを作成して、その中にノートを作成して管理するのが良いでしょう。こちらはアイデアを企画として繋げるための「ちょっとしたアイデアメモ」といったものから、それを具体的にしていくために必要な情報をあつめたもの、などさまざまな情報を整理する使い方が出来ます。オフィスの自分のデスクで資料を作成し、タブレットでプレゼンといった使い方も可能です。
＜デザイナー＞
案件ごとにノートブックを作成し、その中にノートを作成して管理というスタイルでしょうか。アイデアを記録し、それを形にすることが重要ですので、スマートフォンなどでアイデアをノートとしてメモする。PCで形に作成し、タブレットでクライアントにデモをするといった使い方になると思います。
＜フリーランス＞
最近は、副業や在宅などでフリーランスとして働く方も増えています。フリーランスの場合は、多くの依頼案件を抱えますので、案件ごとにノートブックを作成、資料や納品物の管理を行うのが良いでしょう。
＜プライベート＞
プライベートとして使うのであれば、例えば「PTA」「家族」「子ども」などとノートブックを作成していろんな予定や資料、メモを書き込むといった管理が出来ます。いくつかの利用法を紹介しましたが、いずれの使い方でも大きなメリットとなるのはEvernoteがクラウドサービスであるということです。クラウドサービスであるがため、自宅・オフィス・外出先などどこにいても同じ内容が閲覧でき、同じように資料を編集・活用できます。これによってEvernoteは非常に便利なツールとなっています。ぜひこの便利なツールを活用して、仕事もプライベートもより充実したものにしましょう。
